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企业管理培训:4步打造500强企业都在用的目标管理系统

文章出处:深圳市拓普理德企业管理顾问有限公司 发表时间:2018-06-05 14:39:00

"知道很多道理,却仍然过不好这一生,因为,道理光知道没有用,关键要做到。这节课的下一步行动是:在不确定的时代,找到你的确定;在快速变化的时代,拥抱你的改变。关于制定目标,不知道你是不是遇到过下面的困扰:● 是不是新年制定了目标计划,不知道什么时候就不了了之,自己都忘了,到了年终才想起年初的计划?● 是不是定目标的时候信誓旦旦,也制定了详细的计划,但就是完不成?或者每次执行计划的时候都要天人交战,耗费大量心力?● ……如果你有这些情况,这节关于目标管理的内容能很好的帮助你。我们要来谈谈:如何建立一个不依赖意志力、而靠制度稳步推进个人目标的目标管理系统?

1. (目标)管理4步法关于目标管理,我整理一个最基本的4步法。这节课,就讲如何用4步法打造基于量化思维的目标管理系统。确定目标有研究表明,一个组织内部,只有15%的人真正知道整个组织最重要的目标。绝大多数人,要么没有目标,要么有太多目标。同时追求的目标不能多,不能超过3个,最好是逐个击破,就像Facebook创始人扎克伯格那样,1年就1个关键目标。一个合格的目标,一定是符合SMART原则的目标(SMART Goals):S:Specific,目标需要明确具体;M:Measurable,目标需要可量化;A:Attainable,目标需要切实可行、可实现;R:Relevant,目标需要和你相关,有意义;T:Time Based,目标要有明确的截止时限。例如,你的新年计划是减肥,你定了一个计划「2018年我要减肥」,这就是一个不符合SMART原则的目标。首先,不明确,不可量化。减少1斤,减少1克都是减肥啊,这样的目标怎么衡量呢?我们可以把目标改成「2018年减肥10斤」;这个目标经过修改以后仍然不够完美,因为没有明确的截止日期,可以改成「2018年12月31日之前减肥10斤」,这样一来目标就可以量化,可衡量,又非常具体,同时又不好高骛远,是可以达成的目标。识别关键KPI制定完符合SMART原则的目标之后,就要分解任务,制定达成目标的路线图。所谓KPI,就是英文「Key Performance Indicator」的缩写,意思是关键绩效指标,这是企业衡量经营活动有效性的核心考量因素。如果说我们的目标是「登上珠穆朗玛峰」,那么我们什么时候要爬到海拔多少米,就是我们关键的绩效指标KPI了。所以针对这个目标,我们可以规划登顶的路线图,并且还要规划什么时候我们要到达海拔多少米的1号营地,什么时候要达到2号营地……而到达几号营地,就是这条路线图上重要的里程碑。这样一来,我们达到目标就不仅仅是有一条路线图,而且还有路线图上的一个个里程碑了,方便我们进行阶段评估了。有了目标、路线图、里程碑之后,只要再落实到每日行动,登顶的愿望就不再是每天的空想,而是每天的实践了。建立量化系统女朋友总是爱问男朋友的一个问题「你还爱我吗?」男朋友吸取以往惨痛历史教训,立刻斩钉截铁地回答「爱」!接着女朋友的第二个问题「有多爱?」男朋友立刻就傻眼,回答不上来了。这就是因为没有量化!管理学大师德鲁克(Peter Drucker)说过,「What gets measured, gets managed」,有量化,才谈得上管理。企业量化自己的金钱开支,年初预算是企业财务目标,会计记录的每一笔账都是量化,还有月度报表、季度报表、年度报表持续定期提供反馈。通过财务量化的方式,商业项目得到有效的管理。而我们个人的自我管理有没有这些可以量化的系统呢?还是当一天和尚撞一天钟,忙忙碌碌却不知道自己忙了什么呢?个人的自我管理,本质上也是管理学,和企业管理一样,只不过我们只要管理好个人 ,而企业公司的管理更加复杂而已。如果我们把管理企业公司的方法,应用到个人管理上,那肯定更有成效啊,而且还不像企业里很多徒有其表的形式主义。而个人管理的量化系统就是借鉴企业管理很重要的一点,可以只采用最关键的量化指标,建立量化系统,然后持续跟踪。定期真实反馈个人的目标管理,最终目的不断自我改善,实现自我。所以,需要一个不断照镜子的过程,得不断更新对当下自我的认识。企业的定期真实反馈,一方面是月度、季度和年度的财务报告和经营分析会议,一方面是管理层和员工定期的一对一面谈。而自我管理的定期真实反馈,也是如此,一方面要定期回顾自己目标KPI的实现情况,分析自己的量化数据,另一方面,其实就是内心自省,认识自己的真实现状。

2. 如何做到3年跑步2500公里?以跑步为例。我曾经在2012年6月到2015年12月底之前完成了累计2500公里的跑步,大幅提高了自己的精力,为高强度工作学习打好了体力基础。我从2012年6月份开始跑步,期间的主要任务是参加CICPA考试,报了会计、财管和经济法三门,都比较难,艰巨的学习任务需要体力支持,而且我需要减肥,所以开始严肃对待跑步。我在iPhone上装了个Nike Running,要求自己每一次跑步都用这个App记录下来。目的有二:一是我认为数据很重要,量化很重要;二是因为我知道自己很懒,拖延症已经病入膏肓,我需要激励,需要看着App里的里程因为我的行动一点点增多。当时跑步4年,并不是顺风顺水匀速前进,而是有高潮有低谷,有在平原期懈怠期的挣扎,也有刚上路时的不适应。整个2013年,我完成了862公里的跑步里程,这得归功于我自己搭建了一个针对跑步目标的量化管理系统:确定目标:2013年12月31日之前完成500公里跑步这个目标就符合SMART原则。非常具体,有截止日期,有可量化的指标,又不是不可完成的任务。目标分解● 52周,500公里,平均每周10公里,每个月40公里;● 跑步里程数,是我的唯一KPI。因为每次去健身房我最少跑5公里,所以,只要每周去两次健身房就可以。平时工作日下班后去一次,周末去一次。● 层层分解后,跑步目标对应的每日行动就很简单:每周2次健身房,每次至少5公里。形成习惯后,就很轻松。建立量化系统我当时选择了Nike Running App来做量化系统,每次跑步都带着手机,一边听音乐一边跑步。因为平时没有时间听那些动次打次的摇滚乐,要专注工作学习,最多听听古典乐,所以,跑步的时候也是能忙里偷闲听摇滚的机会,所以会更有动力去跑步。定期真实反馈因为用手机App做量化,平时很方便就能翻一翻跑步记录,所以,我一直清楚知道自己的跑步进度。而且,这些跑步App都有非常强大的激励体系,有徽章有积分有跑步进度条,跟上进度变得非常容易。由于你过去几年的跑步记录都在里面,即使在年审忙季连着几个月没时间跑步,远远落后进度,但是你也很容易捡起来。因为你能看到过去的努力实实在在积累着,有数据,就不容易放弃。我把跑步数据导出为excel表,自己也做过一些简单的分析。我的跑步记录被深深地烙下了审计师的职业印记。1到4月是年审最繁忙的季节,天天加班到凌晨,每周最多只休息一天。所以,跑步次数很稀疏,但是好在保持了每次10公里的记录。6月份休假,猛跑100公里。7月初做中期审计,8月份休假学习CPA审计科目,这个月的跑量也达到了惊人了174公里。后面几个月都基本保持了可观的跑步成绩。所以,全年跑步101次,每次接近9公里,基本上3天跑一次。跑步给我带来的一个显著的改变就是思维更简单。我说思维简单是以褒义的方式。我认识到,一切都要靠力量,靠身体的力量,靠精神力。而来自厚重灵魂的力量才是最大的。我发现,当你选择了一个目标,就要死死的盯住它,心里念着它,眼里看着它,和家人和朋友都在谈它,你的日记里都写着它,以简单死板的方式,一步步实现这个任务,你就会变得越发强大。前期刚开始跑步的时候,经常会觉得枯燥,不停想放弃,但是这个过程你克服了,你就走上了逐渐改善的上升之路。2015年我已经辞职创业,加上孩子出生,我和我老婆两个人带孩子,那时候是人生最艰难的时光,每天6个小时睡眠都没法保证。这时候,我又切入了精力的节流模式,我称为「效法乌龟」,除了吃饭喘气创业带娃,我停止了其他一切活动,包括跑步。但是我知道,这四年的跑步经历,是我一直在自我管理上能长期保证效率的基础,是提高精力最重要的一个环节。经历了最艰难的时期,害怕太累了猝死,所以我在2017年11月末又从「乌龟模式」跳出来,重新开始走进健身房,调整自己的身心状态。

3. 如何用900个番茄通过3门CPA?再举一个实例。我在第二次转行的时候,是从翻译转行做财务审计,需要参加注册会计考试,就是CPA。当时我还得干活,每天工作需要大量的时间去做翻译赚钱。只能用业余时间去学习CPA考试,别人晚上回家就是休息,我还得学习,别人周末休息朋友聚会,我还得学习。我当时感觉自己好努力,感觉自己好辛苦,感觉自己好专注,觉得自己热爱学习,然后就自我感动。然后考试成绩出来了,我的幻觉就被打破了,我考试挂了,或者只低分通过一门。感觉自己很努力,感觉自己很专注,但是都是白费的,没有相应的结果证明。但是,2012年,我备考CPA考试的时候,搭建了一个基于番茄工作法的CPA考试目标管理系统:确定目标:3个月内,完成1500个番茄备考CPA最难考的3门。很多人会问,你怎么确定1500这个数字的?很简单,做任何事情之前,得先了解这件事。不论是通过网络调查资料,看别人的考试经验,还是找师兄师姐、有过考试经验的人取经,我们先得了解这件事情本身。什么是什么?CPA考试怎么考?用什么资料,一般人大概要花多少时间?结合我的情况,我大概要花多少时间?同时,定的目标,最好再激进一点,比自己在一般情况下可能实现的再高一点,这样,这个目标才能帮助你走出舒适区。目标分解● 3个月,1500个番茄,就是我符合SMART原则的目标,番茄是我唯一的KPI。这样的话,3个月90天,平均每天要学习接近15个番茄。● 所以,每个月500个番茄,就是我的月度里程碑。● 层层分解后,CPA备考的每日行动就很简单:每天复习3门课,累计完成15个番茄。建立量化系统我用最简单、最没法偷懒的方式来量化我的时间投入:拿一张A4纸,画一个月度打卡表格,贴在书桌前的墙上。复习的时候,我开着番茄,每天晚上结束后的时候,看看今天做了多少个番茄,在打卡表格上画「正」字打卡。定期真实反馈这样,每天、每星期、每个月,是否完成目标,我的实际行动和我当初的计划,到底有多少差距,我心里清清楚楚,再也没有盲目的自我感动。而且,由于我用了番茄工作法,我投入时间是专注的、有效的纯时间,而不是坐在书桌前低效率的熬时间,自以为自己在学习的「假学习」。这种反馈,是简单而真实的,帮助我不断更新对自我的认识。这套目标管理,关注的是执行的过程,而没有考虑分数这个结果。因为,像学习成长这样的目标,关键在于纯时间、有效时间的投入。只要投入精力,基本上结果就不会差。为什么我选择番茄数作为KPI,而不是看了多少页书、做了多少题?因为,我们做可量化的计划时,很困难的就是我们不知道工作到底多难,我们能干得多快。比如我用SMART原则定了一个计划「今天晚上9点前读书20页」,但是书太难了,是我没有想到的,尽管我很专注地读了2小时才看了15页,就让我很挫败。如果我们选择番茄数目作为KPI就完全不同,把目标变成「今天晚上9点前读书4个番茄」,我投入多少时间读书是可控的。尽管我读了4个番茄的时间只看了15页书,但是这是书太难的原因,不是我不努力的结果。目标达成,第二天更有信心坚持。2012年考试结果出来后,结果还不算差。因为我备考的时候,同时还在做财经翻译挣钱,我最终只完成了60%的KPI,完成了900个番茄。但是,那一年分数出来之后,那三门都已接近80分数通过了,而不像以前只通过一门,分数还只有60多分。在900个番茄通过3门CPA,相当于一个科目学习150个小时。CPA难度非常高,人称「天下第一考」。这样的考试,很多人可能考一门CPA都需要花费300甚至500个小时才能过,对比之下,通过使用番茄工作法,我的效率比别人、比过去的自己高了很多倍,而且从一门到三门从60多到80多。把1次考试变成科学化的自我管理项目,这样的备考经历,最起码有几个好处:●打破了以前从盲目的自我感动,用数据说话;●无形中用番茄工作法,给自己在这个不断分心、浅层思考的时代打造了专注和耐心的基本功,给自己培养了深度工作、深度学习的习惯。自从那一次之后,我的考试就无往不利,做了900个番茄之后,我发现自己其实已经变得另外一个人。从一个浮躁的学渣,我变成了「坐功」足够强大的人。这个「坐功」,是屁股坐下去那个坐功,一屁股坐下去,就能全情投入到深度工作,深度学习中。所以,后面我考CPA综合,6门课考一整天7个小时,我只有两周的纯复习时间。本来为考试请了3周假期,但是有1周做了翻译,翻译了十几万字。如果我没有之前做过几千个番茄的体验,面对2周时间准备CPA6门大综合这样艰巨的任务,我肯定会放弃尝试,最后两周自暴自弃。但是,由于有了前面的经验,我会在考试Deadline到来之前,全力以赴,所谓「临时抱佛脚」,效果非常好。这和一般的突击考试的区别,就在于你有专业知识和高强度学习的积累,所以才能有效爆发。如果没有这些积累,单纯突击肯定是无效努力。再后来,我考全英文全主观题的香港CPA考试,这个证书可以转换为美国、澳洲、加拿大各个国家的CPA证书,我每次考2门,也是一整天7个小时,我只用5天纯复习的时间。所以说,我觉得,番茄体现的其实是一个积累的问题,是你有没有采用一种可积累的方式来去打造你的个人专注力品质,去完善你的成长方法论。番茄真正的用法,不是一个计时器,而是基于番茄、针对你当下的关键目标,打造一个简洁但是强大的目标管理系统。

4. 关于目标管理的基本原则就像曼昆的经济学教材,开篇就总结了经济学十大原理。简单而明确的原则(principles),是指导我们工作、学习、生活的有力武器。因此,我也为你总结了目标管理的几个基本原则,供你参考:不靠意志力,靠制度。就像反腐不能依赖个别人的道德操守和自我约束,而是靠制度和外部监督。我们的目标管理,也应如此。不靠意志力,不靠美好愿望,靠系统。而在系统的支撑下,行动上坚持做到,才是意志力的来源;行动上坚持做到,才是信心的来源。同时不要有超过3个目标。当你想做的事情太多时,想想Facebook创始人扎克伯格。有美国大学在2014年做过调查,立下新年目标后,超过70%的美国人在2周后放弃,剩下的30%,在半年内又有一半人放弃。真正达到新年目标的,屈指可数。而扎克伯格能持续9年实现自己的年度目标,就是因为,他知道「眼大肚子小」的坏处,知道每次只有1个目标。一般情况下,我们的目标期间都在21天到3个月之内,没有1年这么难坚持。但是,我个人的经验也是,同时不要有超过3个让你走出舒适区的目标。最关键的指标,往往只有1个。太多目标等于没有目标,KPI也是如此。个人管理,不要像公司管理那样走形式。量化、量化、量化。量化的背后,是用数据说话的思维方式,是克服盲目的自我感动。建立奖惩机制,训练延迟满足。奖励的基础在于稀缺,只有消费和娱乐克制的人,才能有被奖励的快乐。延迟满足的能力,是一切自我控制的基础。每个阶段目标结束后,给自己写一份书面总结。在印象笔记(知识管理工具)中单独建立一个笔记本,记录你每一次的目标展望和目标总结。这会是你非常重要的人生财富。一次投入,终生受用,这也是时间ROI最高的时间投资。始于目标,终于习惯。之所以目标要少,因为让你走出舒适区的目标,达成之后,往往意味着一个新的好习惯的养成,一个旧的坏习惯的克服。逐个击破,稳扎稳打。今日总结最后,我再给你总结一下:搭建一个目标管理系统,非常简单,只有4步:确定目标、目标分解、建立量化系统、定期真实反馈。从跑步习惯的养成,到死磕一次艰难的考试,目标管理都可以帮到你。"


此文关键字:企业管理培训,目标管理,500强企业