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不懂运用金字塔原理,还敢汇报工作?

文章出处:深圳市拓普理德企业管理顾问有限公司 发表时间:2016-12-15 15:29:00

小编:只有当把学到的东西运用到工作中,提升了自己的工作能力,才是真正的赚到。


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在进行正式的分享之前,先来回顾“金字塔思维1234”的相关内容:


  • 一大原理:大脑偏爱结构。


  • 两大原则:讲理、利他。


  • 三大应用:解决问题、写作、呈现。


  • 四个基本特点:纵向“结论先行,上下对应”;横向“分类清楚,排序逻辑”。


只是了解金塔思维的理论是不行的,最主要的还是用于实践,在实践中才能把理论理解和掌握得更透彻。但是,运用知识是一门学问,不能生搬硬套,而要学着融会贯通。


今天就通过一些案例,来教大家正确地运用金字塔思维。


- 01 -


金字塔纵向结构案例



先来看一个案例,这是我曾经在一家公司经历的真实案例。


这家公司空缺了一个部门经理的岗位,恰巧此时公司有一个内部晋升的机会,可以在公司内部推选一个候选人。但是内部晋升有一个基本流程,先要做一个相关的评估,比如面试以及各种问卷调查,然后决定此人是否可以晋升。


通过面试以及相关问卷调研和360度的评估以后发现,这个候选人的一些关键能力不适合这个岗位。


为此,人力资源部的经理需要写邮件与这个待晋升人员的直系上级进行沟通,并就晋升报告的后续的建议进行说明。





结合金字塔思维纵向结构的“结论先行、上下对应”来看,黑色加粗的“评估方式相对客观”“评估结果建议延迟晋升”是结论,后续的建议是“骑上马送一程再评估的原则”。


上图是修改后的版本,在邮件的最初版本中,结论是直接写入评估方式和评估结果,而没有标明“相对客观”和“建议延迟晋升”等关键字眼。在后续建议中,也是直接写出所给的建议,而没有写明“骑上马送一程再评估”的明确信息。


但是考虑到查看邮件的对象是这家公司的销售总监,他的工作非常忙碌,所以先把结论抛出来,并且加黑加粗,这样就比较严谨,能让对方一目了然看到相关内容,也可以避免后续的内容造成歧义。



-  02  -


金字塔横向结构案例



以上案例,谈到更多的是金字塔思维中的纵向关系。现在谈另外一个方向:横向关系。





这是一个竞标文档中的目录页。一般来讲,在竞标文档包括ppt中,目录也可以代表横向关系。在这里可以看到大势所趋、势在必行、顺势而为、势如破竹等模块,他们的共性是:势。


但它们之间的横向关系有两种,一个是演绎,一个是归纳。那在这个作品中,它是演绎还是归纳?


我们可以尝试把这个目录页进行翻译,就是人应该做符合趋势的事,同时还要按照趋势、顺势而为。实际上,这种结构是标准的演绎方法,这个目录就是按照演绎的方法而形成的。


之前说过,当听众对相关的结论产生质疑的时候,就需要运用的演绎方法,从结构上进行严谨地阐述。通常来说,如果内容和结构正确,用演绎方法得出的结论就是比较客观的。





这个案例,是网络段子手们根据最牛辞职信做的2.0版本,案例的最终结论是老师不再想辞职了。从表面上看,结论的得出是因为领导跟下属在对应每个月的支出费用。


如果换一个角度,从金字塔思维的角度来看,领导实际是将不同的费用进行对比,然后将这些费用都归结到同一个属性:钱。从而让这个老师明白自己钱包太小,梦想难以实现而放弃辞职。这就是典型的归纳方法。


以上都是文档资料中的某一页个体化内容,接下来举一些相对长的文档案例进行思考。









这是一个相对完整的部门经理竞聘答辩书。从第二页的工作情况汇报中可以看到,他谈了自己的工作类型以及具体的工作内容并进行举例,但是这些内容跟晋升并没有太大的关系。


从业务能力提升的模块来看,他列举了需要提升的能力,并对具体提升举措进行了说明。但是,需要提升的能力到底是来自岗位说明书,还是来自自己对职位的判断?作者并没有把内容的出处和判断依据说清楚。


这就会让人产生疑惑,为什么这项工作中需要的业务能力是这些,而不是其他?


而且后期的工作计划的内容中,有一点喊口号的味道,并没有激发他要去做的一些技术性工作,而只是泛泛之谈,没有针对性。整个报告没有什么亮点,就像一杯白开水。


再看第二个案例。








同样是晋升报告,这个案例就比较详细,我们来提取一些关键项看他是怎么构思的。


首先看竞聘岗位的理解,他对竞聘岗位的理解分成两部分:组织定位的理解、科室职责的理解。


通过对竞聘岗位的理解,他推导出胜任岗位需要有四种能力:市场分析能力、产品建议能力、市场拓展能力和市场推广能力。而这四种能力不是无源之水,是从对岗位理解的分析而来,而且还形成一个矩阵,有理有据、清晰明了。


然后,他还在能力要求的下面罗列了自己的工作经历。他想表达的是,通过分析指导竞聘岗位需要这些能力,而他的以往的工作经历足以证明他具备这些能力。从金字塔思维来看,他用了演绎方式来构建竞聘报告。


通过这两个竞聘岗位案例的对比,我们会发现从逻辑性和条理性来说,第二种方式显然比第一种更清楚。


因为第一种只是平铺直叙的记录,目的并不明显。而整个竞聘过程本身,应该是论证文,不是记叙文。





-  03  -


年终总结报告案例



大部分公司,到了年底都会需要做年终总结。所以,接下来看一下年终总结报告的案例。







这份报告的题目是《2015年度培训需求分析报告》,我对报告的关键内容进行了节选。从报告的目录可以看到整个报告的结构。 


第一部分是2015年的需求分析背景,分析背景中的其中一页是2014年的整体培训情况。


为什么分析2015年的培训需求要有2014年的培训情况呢?因为有一句话叫“继往开来”,2014年的经验可能会跟2015年的培训计划结合。


第二部分是2015年的需求来源。2015年的年度培训计划,是否跟2014年度培训情况及培训来源直接挂钩?实际上,2015年的培训需求有一部分来源于2014年的培训情况,但是这部分的逻辑情况是不明显的。


而且,如果单独看2014年度整体培训情况的话,其实还是陈述的描述,只是把培训类别以及课程内容罗列出来,结论并不清楚。虽然左下角有一个对2014年培训情况的分析,但是跟没说一样,并没有起到画龙点睛的作用。


在2015年的培训需求来源的模块里,罗列了一个重点关注部门,但是没有解释清楚为什么这三个部门要重点关注。


在部门需求来源里,直接告之一些相关的信息,比如课程方向、访谈沟通、需求调研等内容,但是客户想要什么,没有做进一步地分析。而做培训,应该要了解客户真正潜在的渴望是什么。



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